檔案管理作業 檢 核表

Q

請問關於機關檔案管理評鑑要點 1、三、(一)機關自行評估：各機關依國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）所定檢核表，每年進行檔案管理成效自行檢核，並評析風險及因應處置。及五、各機關於每年三月底前應依檔案局所定檢核表辦理自行評估。 請問：上述是指每年年初在機關檔案管理資訊網填寫的檔案管理情形調查、檔案風險管理及檔案管理作業檢核嗎？ 2、該要點內規定：主管機關應掌握所屬（轄）機關自行評估結果並定期進行考評，實地考評週期以每三年至少一次為原則，若所屬機關有2個(A、B機關)，可這安排第一年考核A機關、第二年考核B機關，然後第四年再重複一次前述考核順序？
編號：MB1100714001 發表時間：110-07-14 17:32:28

A

1. 機關檔案管理資訊系統作業功能是否包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀、移轉。
2. 檔案管理系統是否提供篩選半年內未異動檔案案卷之功能。
3. 系統使用者登錄是否具帳號、密碼或身分認證等安全措施。
4. 是否定期清理無效帳號。
5. 是否具備定期/不定期更換系統密碼功能。
6. 是否具設備管理維護機制。
7. 公文管理與檔案管理是否已具備整合功能或轉換介面。
8. 檔案管理系統是否具備公文檔案影像瀏覽功能。
9. 是否具備管理公文線上簽核之電子檔案功能。
10. 紙本歸檔掃描之影像檔及數位化之影音檔案是否已採封裝處理。
11. 是否已提供二層式案件、案卷編目建檔功能。
12. 是否定期清查電子檔案儲存媒體及檔案格式之類型與數量。
13. 資訊設備汰換是否影響老舊格式電子檔案之讀取。

1. 所點收之電子檔案附加機關憑證之比率。
2. 線上簽核之電子檔案簽章資訊正確率。
3. 所保存電子檔案格式符合「文書及檔案管理電腦化作業規範」之比率。

1. 是否提供公文管理系統資料與檔案管理系統自動銜接。
2. 案件有特殊媒體型式，是否於媒體或外包裝載明應載事項者。
3. 附件歸檔是否註記媒體類型及數量。
4. 附件抽存續辦者是否註記附件名稱及應辦畢日期。
5. 非文字資料之附件是否於媒體適適處註記文(編)號。
6. 歸檔案件是否完全符合歸檔查檢原則。
7. 是否定期辦理逾期未歸檔案件稽催(含附件抽存續辦者)。
8. 是否定期列表統計歸檔情形。