機關檔案管理作業手冊第9章

序 言

檔案蘊含政府各項施政紀錄，見證國家發展及傳承歷史，檔案管理人員肩負完善執行各項管理業務及維護國家珍貴資產的重責大任。我國檔案法自民國91年1月1日施行以來，本局陸續制定及研擬、修正相關配套法令，並兼顧實務運作需要，編輯出版機關檔案管理作業手冊(以下簡稱本手冊)，期使檔案管理實務運作有所依循，處理步驟與流程邁向標準化。
本局自90年12月編訂出版本手冊以來，於94年及99年間，配合部分檔案相關法令修正或停止適用，修編本手冊。106年起因應檔案銷毀等規定陸續調整修正，以及實務作業與時俱進，爰就各章節內容逐一檢討修正，歷經多次會議討論及分組審查，並函請各機關表示意見及召開機關研商會議，除第10及11章未修正外，計完成21章之調整修正，以期符應內外環境變遷，協助各機關順利推動各項檔案管理業務。
檔案管理工作雖行之有年，但隨著科技技術不斷演進，且檔案媒體類型更趨多元，加以機關內外部使用需求日增，於業務執行上仍有諸多挑戰，因此，持續建立與維繫專業體系，滿足各界需求，乃時之所趨。本局除就法令、技術及實務等層面，適時檢修相關規範與作業手冊，亦於105年訂頒文書及檔案管理專業分級培訓計畫，以建構專業發展學習地圖及分級培訓架構，提供實體及數位教育訓練並結合本手冊指引說明，希促進機關檔案管理整體效能之提升。
未來期盼能與各機關檔管夥伴持續攜手合作，共同為檔案管理實務專業與時俱進，並為保存政府珍貴紀錄而努力。相信在大家齊心協力、和衷共濟之下，必能讓機關檔案管理制度邁向更現代化、標準化，使全民珍貴的記憶資產，有效提供各界運用，進而邁向開放檔案應用的新境界。

國家發展委員會檔案管理局 局長

林 秋 燕 謹識

107年12月

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您知道機密檔案歸檔點收相關作業規定及做法與一般檔案不同嗎？為落實機密檔案歸檔點收，俾益於後續管理、保密及查檢等作業，本文將綜整機關經常詢問之實務問題，輔以相關規定說明，並以淺顯易懂的舉例方式，讓您hold住機密檔案歸檔點收。

壹、機密檔案的範疇
首先，我們先釐清機密檔案與一般檔案的區別。依國家機密保護法及其施行細則與文書處理手冊之規定，機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書，國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。文書是檔案的前身，因此，公務文書辦畢歸檔時，如列有密或密以上等級且解密條件尚未成就或未屆保密期限，或未依規定完成解密程序者，皆屬機密檔案的範疇；未列有密等或已依規定完成解密程序者，則為一般檔案

貳、機密檔案歸檔點收
機密文書辦畢後，其歸檔有別於一般檔案，應依機密檔案管理辦法第4條規定，由承辦人員使用機密檔案專用封套裝封（圖2），並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，續於封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。

檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。

參、常見Q&A

Q1.機密檔案專用封套「案由(名)」欄位可以只記載「密不錄由」嗎？

A1.機關檔案編目規範第2點與機關檔案管理作業手冊第8章規定，案名係檔案管理人員在同一類目之下，依案情關聯或性質相同之案件編案整卷後，賦予扼要表達案卷內容之名稱；案由係扼要表達案件主旨或事由之文字。依上開規定且為考量後續管理及辨識不同案件之需，建議扼要記載案件內容，但不得揭露機敏資訊，或得以代碼或代名表示之，惟不宜著錄「密不錄由」。

Q2.機密檔案專用封套「案卷內文件起迄日期」欄位要怎麼填？

A2.機關檔案編目規範第12點與機關檔案管理作業手冊第9章規定，案卷內文件起迄日期係指案卷內最早與最晚之文件產生日期。至案件文件產生日期之判定：屬機關創簽者，以核判日期為文件產生日期；發文者，以本機關發文日期為文件產生日期；來文存查者，以來文機關之發文日期為文件產生日期。例如封套內僅封裝1件檔案時，應填寫該案件之文件產生日期；合併多件文號為1案件時，文件產生日期應以該案件最後產生之文件為著錄依據；若封套內有2案件以上檔案時，則應填寫封套內文件之最早與最晚產生日期。

Q3.機密檔案專用封套「頁數、件數、附件數」等欄位怎麼填？

A3.機密檔案管理辦法第4條與機關檔案管理作業手冊第22章規定，機密檔案專用封套應填列之「頁數」係指該封套內本文及隨同裝訂附件之頁數總和，「件數」係指案件數(合併多件文號為1案件者，件數欄位應記載1)，「附件數」係指該封套內之附件總數量(含各媒體類型)。

Q4.保密期限可以大於保存年限嗎？保密期限大於保存年限時應如何處理？

A4.各機關檔案保存年限之賦予，應視檔案之業務性質及內容價值，依機關所定之檔案保存年限區分表為之；至機密文件之保密期限，為原核定機關就案件性質及內容，並依相關規定決定應保密期間或解密條件，二者定義與作用不同。例如機密文件之保密期限核列20年，但依機關檔案分類及保存年限區分表規定，該案件之保存年限為10年，應主動個案檢討調整其保存年限，或於定期清查機密檔案時，請原核定機關檢討保密期限，或至屆滿保存年限時延長保存年限。俟保密期限屆滿或經原核定機關檢討解密後，依規定辦理解密程序並配合修正檔案目錄；解密後之檔案，則依一般檔案管理。另機密檔案未經解密，依機密檔案管理辦法第18條規定，不得銷毀。

肆、結語
看完了以上說明，想必您已對機密檔案歸檔點收有更深入的瞭解！希望這些常見問題解答與範例，能協助釐清機關檔案管理人員與承辦人員的疑惑，讓您hold住機密檔案歸檔點收，以提升管理效能。